7. Registrierung und Mitgliederkonto
Für die Nutzung des Mitgliederbereichs ist die Anlage eines Kontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten, insbesondere deine E-Mail-Adresse und deinen Namen. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren; zur Bestätigung versenden wir eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Ein Konto kann auch automatisch entstehen, wenn du dich für ein Webinar anmeldest oder ein Dokument herunterlädst; die werbliche Nutzung deiner E-Mail-Adresse ist in Ziffer 8 beschrieben.
Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung des Mitgliederbereichs und der darin enthaltenen Funktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert und nach Löschung des Kontos entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
8. Newsletter, Lead-Magnet-Prinzip und werbliche E-Mails
Wir versenden einen Newsletter mit Informationen zu unseren Leistungen, Veranstaltungen und Inhalten. Deine E-Mail-Adresse gelangt auf zwei Wegen in den Verteiler.
a) Ausdrückliche Anmeldung zum Newsletter
Meldest du dich aktiv für den Newsletter an, erfolgt dies im Double-Opt-in-Verfahren: nach der Eintragung erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink. Den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die dabei verwendete IP-Adresse protokollieren wir, um die Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
b) Anmeldung zu einem Webinar oder Download eines Dokuments
Wenn du dich für ein Webinar anmeldest oder ein Dokument herunterlädst, gibst du dabei deine E-Mail-Adresse an. In diesem Zusammenhang gilt:
Sofern noch kein NOVIDATA-Mitgliedskonto besteht, wird ein solches Konto angelegt, um dir das Webinar bzw. den Download bereitzustellen.
Die angegebene E-Mail-Adresse wird in unseren Newsletter-Verteiler aufgenommen, um dich über eigene, ähnliche Leistungen und Inhalte aus den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und KI-Compliance zu informieren.
Bereits bei der Erhebung und in jeder Werbe-E-Mail weisen wir dich darauf hin, dass du dieser Nutzung jederzeit und kostenfrei widersprechen kannst, ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder direkt im Mitgliederbereich.
Rechtsgrundlage für diese werbliche Nutzung ist § 7 Abs. 3 UWG (Ausnahme für Bestandskunden) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Danach dürfen wir die im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme einer Leistung erlangte E-Mail-Adresse für Direktwerbung für eigene, ähnliche Leistungen verwenden, solange du dem nicht widersprochen hast und solange bei der Erhebung sowie bei jeder Verwendung klar und deutlich auf das Widerspruchsrecht hingewiesen wird.
Den Newsletter kannst du in beiden Fällen jederzeit über den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder über die Einstellungen im Mitgliederbereich abbestellen. Ein Widerspruch gegen die werbliche Nutzung führt nicht zur Löschung deines Mitgliedskontos; betroffen ist allein der werbliche Versand.
Für den Versand und die Automatisierung unserer E-Mails nutzen wir den Dienst Brevo des Anbieters Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Der Anbieter verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Über Brevo steuern wir auch automatisierte Abläufe wie zeitgesteuerte E-Mail-Sequenzen und die Segmentierung von Empfängern. Beim Versand über Brevo werden Öffnungs- und Klickraten protokolliert; dies ist Teil des Dienstes, dient der Sicherstellung der Zustellbarkeit und lässt sich nicht deaktivieren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Transaktionale E-Mails und Service-Nachrichten
Im Rahmen der Mitgliedschaft versenden wir betriebsnotwendige E-Mails ohne werblichen Charakter, etwa Anmelde- und Zugangsbestätigungen, Bestätigungen zu Kursanmeldungen, Erinnerungen sowie Hinweise zum Status deines Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Auch dieser Versand erfolgt technisch über Brevo (siehe Ziffer 8).
10. Kontaktaufnahme und Support
Wenn du uns per E-Mail (z.B. an support_at_novidata.de) oder über ein Kontaktformular kontaktierst, verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für die Bearbeitung und Verwaltung von Support-Anfragen setzen wir das Ticketsystem Zoho Tickets der Zoho Corporation GmbH, II. Hagen 7, 45127 Essen ein. Der Anbieter verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Soweit dabei eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, gelten die unter Ziffer 17 genannten Garantien. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
11. Kostenpflichtige Leistungen und Abrechnung
Die Abrechnung kostenpflichtiger Leistungen erfolgt per Rechnung oder SEPA-Lastschrift. Hierzu verarbeiten wir die zur Abrechnung erforderlichen Daten, insbesondere Name, Anschrift und Rechnungsangaben, bei Zahlung per Lastschrift zusätzlich die Bankverbindung (IBAN) sowie das erteilte SEPA-Mandat. Einen externen Zahlungsdienstleister setzen wir hierfür nicht ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Aufbewahrung von Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
12. Veranstaltungen und Webinare
Für die Anmeldung zu und die Teilnahme an Veranstaltungen und Webinaren verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Teilnahmestatus. Zur Ausstellung von Teilnahmenachweisen kann eine Verifizierung der tatsächlichen Teilnahme erfolgen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die technische Durchführung der Live-Webinare erfolgt i.d.R. über den Anbieter Zoom.
Aufzeichnungen
Veranstaltungen und Webinare werden in der Regel aufgezeichnet, um sie anschließend als Aufzeichnung im Mitgliederbereich bereitzustellen. Erfasst werden dabei grundsätzlich nur der Referent (Bild und Stimme) sowie etwaige Cohosts oder Gäste, sofern sie an der Veranstaltung mitwirken. Teilnehmende werden im Regelfall nicht aufgezeichnet.
In Einzelfällen bieten wir offene Webinare an, bei denen sich auch Teilnehmende aktiv mit Bild und Ton einbringen können. Wer sich auf diese Weise beteiligt, wird insoweit ebenfalls aufgezeichnet. Auf eine solche Aufzeichnung weisen wir bereits mit den Zugangsdaten nach der Anmeldung hin, sodass du vor der Veranstaltung entscheiden kannst, ob und in welchem Umfang du dich aktiv beteiligst.
Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung mitwirkender Personen (Cohosts, Gäste) ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit sich Teilnehmende in offenen Webinaren aktiv mit Bild und Ton einbringen, erfolgt deren Aufzeichnung auf Grundlage ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die in der aktiven Zuschaltung nach vorheriger Information liegt.
13. Kurse und Teilnahmebescheinigungen
Im Rahmen der Kursteilnahme verarbeiten wir deinen Teilnahme- und Bearbeitungsstatus. Auf Wunsch erstellen wir Teilnahmebescheinigungen, die deinen Namen, den Kurstitel und das Datum enthalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
14. Dokumenten-Downloads und Kenntnisnahme von Hinweisen
Bei bestimmten Dokumenten setzen wir vor dem Download die Bestätigung von Nutzungs- und Haftungshinweisen voraus. Zum Nachweis protokollieren wir, dass die Hinweise zur Kenntnis genommen wurden (Konto, betroffenes Dokument und Zeitpunkt). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Dokumentation der Kenntnisnahme.
15. Eingebundene Inhalte, Schriften und Videos
Die im Mitgliederbereich verwendeten Schriftarten und Symbole werden lokal von unserem Server geladen. In versendeten E-Mails können einzelne Gestaltungselemente von den Servern unseres E-Mail-Dienstleisters (Brevo) geladen werden.
Videoinhalte (Vimeo)
Aufzeichnungen und sonstige Videoinhalte binden wir technisch über den Dienst Vimeo (Vimeo Inc., 330 West 34th Street, New York, NY 10001, USA) ein. Beim Aufruf bzw. Abspielen eines Videos wird eine Verbindung zu den Servern des Anbieters aufgebaut, wobei unter anderem deine IP-Adresse an Vimeo übermittelt wird; eine Verarbeitung in den USA ist dabei möglich. Eine vergleichbare Lösung aus der EU, mit der sich geschützte Inhalte für angemeldete Nutzer zuverlässig bereitstellen lassen, steht uns derzeit nicht zur Verfügung. Die Einbindung erfolgt daher für angemeldete Nutzer als Bestandteil der vertraglich bereitgestellten Inhalte auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen, etwa bei frei zugänglichen Inhalten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Als Schutzmaßnahme binden wir Videos in der Do-Not-Track-Variante ein, sodass nur in minimalem Umfang Daten an Vimeo übermittelt werden. Zur Übermittlung in die USA gelten die unter Ziffer 17 genannten Garantien. Einzelheiten zur Verarbeitung durch den Anbieter ergeben sich aus dessen Datenschutzhinweisen.
16. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Im Rahmen der vorstehend beschriebenen Verarbeitungen können folgende Kategorien von Empfängern Daten erhalten:
- Hosting-Dienstleister (Hetzner Online GmbH),
- E-Mail-Dienstleister (Brevo),
- Anbieter des Support-Ticketsystems (Zoho),
- Anbieter der Webinar-Plattform (Zoom),
- Anbieter der Videoplattform (Vimeo),
- Steuerberatung und Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten.
- Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
17. Übermittlung in Drittländer
Soweit Daten an Dienstleister außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden, betrifft dies insbesondere die Einbindung von Videos über Vimeo (USA) sowie das Ticketsystem Zoho (USA). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln nebst ergänzender Schutzmaßnahmen.
18. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen. Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Unterlagen bewahren wir nach Maßgabe der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere HGB und AO) auf und löschen sie nach deren Ablauf.
Bei einem nicht mehr aktiven Mitgliedskonto prüfen wir spätestens nach zwölf Monaten, ob das Konto gelöscht werden kann. Eine Löschung unterbleibt, solange das zugrundeliegende Nutzungsverhältnis nicht vollständig abgewickelt ist oder Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
19. Deine Rechte als betroffene Person
Nach der DSGVO stehen dir folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu dir verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
- Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Mitteilung an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen.
20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Behörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
21. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Zum Schutz der Übertragung deiner Daten nutzt dieses Angebot eine Verschlüsselung nach dem Stand der Technik (SSL/TLS). Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du an der Adresszeile deines Browsers.
22. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 22.06.2026. Aufgrund geänderter rechtlicher oder technischer Rahmenbedingungen kann es erforderlich werden, sie anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung kann jederzeit im Mitgliederbereich abgerufen werden.