Tätigkeitsbericht Datenschutz: Ein Leitfaden (mit kostenloser Checkliste)

Ein Tätigkeitsbericht im Datenschutz ist eine wertvolle Möglichkeit, die Arbeit und Fortschritte des Datenschutzbeauftragten strukturiert festzuhalten und zu dokumentieren. Der Bericht bietet eine transparente Übersicht über die datenschutzrechtlichen Maßnahmen und Entwicklungen im Unternehmen und kann der Unternehmensleitung helfen, die Datenschutzlage besser zu verstehen. Obwohl ein solcher Bericht nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, unterstützt er das Unternehmen dabei, die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen zu verbessern und notwendige Optimierungen gezielt umzusetzen. In diesem Artikel erhältst du Antworten auf zentrale Fragen rund um den Tätigkeitsbericht, für wen er gedacht ist, wie er genutzt werden kann und welche Vorteile er bietet.

Ein Tätigkeitsbericht fasst die Aktivitäten und Ergebnisse eines Datenschutzbeauftragten (DSB) über einen bestimmten Zeitraum hinweg zusammen und dient damit als praktisches Instrument zur Überprüfung und Planung im Datenschutz. Der Bericht geht über die reine Dokumentation hinaus: Er zeigt der Unternehmensleitung auf, welche Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umgesetzt wurden, wie die Datenschutzorganisation aufgestellt ist und welche Schwerpunkte im Berichtszeitraum im Vordergrund standen. Neben der Übersicht über vergangene Maßnahmen bietet der Tätigkeitsbericht auch Empfehlungen für Verbesserungen und die zukünftige Ausrichtung. Ein vollständiger Tätigkeitsbericht umfasst beispielsweise Bereiche wie die Datenschutzorganisation, die Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen, die Behandlung von Betroffenenanfragen und eine Übersicht über die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Ein Tätigkeitsbericht sollte ebenfalls relevante Entwicklungen im Datenschutzrecht berücksichtigen. Dazu gehören neue oder geänderte Gesetze, die für das Unternehmen relevant sein könnten, wie etwa Anpassungen der DSGVO oder nationale Datenschutzgesetze. Auch wichtige Gerichtsurteile und aktuelle Auffassungen der Datenschutzkonferenz (DSK) oder anderer Aufsichtsbehörden können wertvolle Hinweise für das Unternehmen bieten. Welche Anforderungen und Maßnahmen werden von den Behörden zunehmend erwartet? Gibt es Urteile, die bestimmte Datenschutzpraktiken in Frage stellen oder stützen? Diese Erkenntnisse helfen, bestehende Datenschutzmaßnahmen zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Unternehmen rechtlich immer auf dem neuesten Stand ist. Durch diese klare Strukturierung des Tätigkeitsberichts erhalten alle Entscheidungsträger im Unternehmen ein klares Bild über die aktuellen Datenschutzmaßnahmen und potenzielle Handlungsfelder. 

Rechtlich ist der Tätigkeitsbericht nicht verpflichtend. Es gibt kein Gesetz, das die regelmäßige Erstellung eines solchen Berichts ausdrücklich fordert. In einigen Fällen kann dies jedoch vertraglich festgelegt sein, zum Beispiel im Dienstleistungsvertrag des DSB oder durch interne Vorgaben, die Transparenz über die Datenschutzarbeit schaffen sollen. In bestimmten Situationen kann das Unternehmen aufgrund eines ungünstigen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zur Erstellung eines Tätigkeitsberichts verpflichtet sein. Daher ist es sinnvoll, sich im Vorfeld darüber zu informieren, ob eine Berichtspflicht besteht oder ob die regelmäßige Erstellung eines Berichts für das Unternehmen von Vorteil sein könnte.

Ein Tätigkeitsbericht bietet zahlreiche Vorteile und geht über die reine Berichterstattung hinaus. Er hilft dabei, Transparenz über die Arbeit des Datenschutzbeauftragten zu schaffen und dient als Nachweis für die Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten. Die Unternehmensleitung erhält dadurch einen Überblick über den Status des Datenschutzes und kann fundierte Entscheidungen zur Weiterentwicklung der Datenschutzstrategie treffen. Ein Tätigkeitsbericht ist zudem ein wertvolles Werkzeug im Sinne des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), da er dokumentiert, welche Maßnahmen geplant und umgesetzt wurden, welche Kontrollen erfolgten und welche Optimierungen angestrebt werden. So bildet der Bericht eine solide Basis für das kommende Jahr und hilft, die Datenschutzmaßnahmen kontinuierlich weiterzuentwickeln und an neue Anforderungen anzupassen.

Der Tätigkeitsbericht richtet sich in erster Linie an die Unternehmensleitung, da der DSB üblicherweise dieser Berichtspflicht unterliegt. Die Informationen, die im Bericht enthalten sind, sind oft sensibel und sollten daher nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sein. Anders als bei einem Nachhaltigkeitsbericht oder anderen Berichten, die öffentlich zugänglich gemacht werden, ist der Tätigkeitsbericht im Datenschutzbereich nicht zur Veröffentlichung, beispielsweise auf der Unternehmenswebsite, vorgesehen. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Aufsichtsbehörden Zugang zum Bericht verlangen, etwa im Rahmen einer Überprüfung oder bei einer Datenschutzpanne. Dies ist jedoch selten und erfolgt nur, wenn berechtigtes Interesse besteht oder es sich um einen besonders schweren Vorfall handelt.

Da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung eines Tätigkeitsberichts gibt, kann die Häufigkeit flexibel gestaltet werden. Sollte der Tätigkeitsbericht jedoch vertraglich vereinbart oder intern erforderlich sein, so orientiert man sich in der Regel an anderen Tätigkeitsberichten und erstellt einen Datenschutzbericht einmal im Jahr. Dabei muss der Berichtszeitraum nicht zwingend dem Kalenderjahr entsprechen. Du kannst den Zeitraum so wählen, dass er den Anforderungen des Unternehmens und der Datenschutzpraxis optimal entspricht – etwa von Mitte des Jahres bis Mitte des Folgejahres. Auf diese Weise bleibt der Tätigkeitsbericht anpassungsfähig und kann auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens reagieren.

Der Tätigkeitsbericht ist in erster Linie ein unabhängiges Dokument des Datenschutzbeauftragten und sollte objektiv die Datenschutzsituation im Unternehmen widerspiegeln. Sofern die darin dargestellten Inhalte der Wahrheit entsprechen, hat die Unternehmensleitung keine Möglichkeit, Einfluss auf den Bericht zu nehmen. Der Bericht wird in der Regel durch den DSB erstellt und repräsentiert seine fachliche Sichtweise und Einschätzung. Diese Unabhängigkeit ist entscheidend, um ein realistisches Bild der datenschutzrechtlichen Situation zu gewährleisten und eine ehrliche Grundlage für Verbesserungen und künftige Maßnahmen zu schaffen.

Wie wir bereits gesehen haben, gibt es keine gesetzliche Anforderung an einen Tätigkeitsbericht. Dennoch sollten die Leser des Tätigkeitsberichts eine umfassende und ganzheitliche Übersicht über den Stand des Datenschutzes im Unternehmen erhalten. Daher umfassen unsere Berichte immer mindestens die folgenden Inhalte, um ein klares und strukturiertes Bild der datenschutzrechtlichen Situation zu bieten und mögliche Handlungsfelder aufzuzeigen:

Um dir die Erstellung deines Tätigkeitsberichts zu erleichtern, haben wir eine kostenlose Checkliste zum Download zusammengestellt. Diese Checkliste enthält alle wesentlichen Punkte, die im Bericht berücksichtigt werden sollten – von der Datenschutzorganisation bis hin zu Anfragen der Aufsichtsbehörden.

Mit einem strukturierten Tätigkeitsbericht behältst du stets den Überblick über die datenschutzrechtlichen Aktivitäten im Unternehmen und schaffst eine solide Grundlage für Transparenz und kontinuierliche Verbesserungen im Datenschutzmanagement.