Private Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz: das Ende des Fernmeldegeheimnisses?

16.07.2024

Seit Jahren stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre IT-Systeme zu schützen und gleichzeitig den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Das Problem: Wird privates Surfen erlaubt oder geduldet, könnte das Unternehmen unter das Fernmeldegeheimnis fallen. Der Worst Case: das Unternehmen darf, beispielsweise im Vertretungsfall, ohne ausdrückliche Einwilligung des Beschäftigten nicht mehr auf den Computer oder das E-Mail-Postfach zugreifen. Jetzt hat die Aufsichtsbehörde NRW (LDI NRW) im neuesten Jahresbericht Stellung bezogen und weicht von der bisherigen Linie der Aufsichtsbehörden ab. Ist das das Ende des Fernmeldegeheimnisses im Kontext der privaten Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz?

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Bisher lautete unsere Empfehlung an Unternehmen stets: privates Surfen sowie Nutzen des E-Mail-Postfaches sollte unterbunden und nur in Ausnahmefällen erlaubt werden (z.B. in den Pausen). Und zwar nur unter der Bedingung, dass der Beschäftigte einwilligt, dass das Unternehmen weiterhin Zugriff auf die Computer bzw. den E-Mail-Account hat. Hintergrund ist unter anderem die Auffassung der Aufsichtsbehörden, dass Unternehmen neben dem Datenschutzrecht auch das TKG und TMG zu beachten hat (siehe Orientierungshilfe des DSK aus dem Jahr 2016). 

Damit könnte nun (endlich) Schluss sein. Konkret steht im Jahresbericht 2023 unter Punkt 12.2: “Für Arbeitgeber*innen gilt nicht mehr das Fernmeldegeheimnis, wenn sie die private Nutzung der betrieblichen E-Mail- oder Internetdienste erlauben oder dulden”. Mit Inkrafttreten des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz Gesetzes (TDDDG) fällt die private Nutzung nicht mehr unter das Telekommunikationsrecht, sondern unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber sind daher nicht mehr verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis zu garantieren. Es gelten die DSGVO-Vorschriften, die ein ähnlich hohes Schutzniveau bieten und eine Rechtsgrundlage für den Zugriff auf personenbezogene Daten der Beschäftigten erfordern. Die LDI NRW empfiehlt dennoch, weiterhin klare schriftliche Regelungen zur privaten Nutzung von E-Mail und Internet zu treffen. Diese sollten den Zugriff, die Protokollierung, die Auswertung und die Kontrolle eindeutig regeln sowie die Beschäftigten über mögliche Überwachungsmaßnahmen und Sanktionen informieren.

Fazit
Selbstverständlich muss man festhalten, dass es sich hierbei um die Auffassung einer einzelnen Aufsichtsbehörde handelt und nicht zumindest der Datenschutzkonferenz (DSK). Dennoch bleibt zu hoffen, dass die übrigen Aufsichtsbehörden dieser Sichtweise folgen werden. Zumindest können Unternehmen die Regelungen ohne Einwilligung auf die Sichtweise des LDI NRW stützen und damit ein Stück Rechtssicherheit gewinnen. Dennoch sollte das Thema mit Hilfe von Richtlinien klar geregelt werden. Beschäftigte sollten transparent darüber informiert werden, dass zumindestens möglicherweise auf ihre E-Mail-Postfächer und Computer zugegriffen werden kann und wie sie mit privaten Dokumenten / E-Mails umgehen sollten.


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Hinweis

Dieser Artikel wurde auf Basis der aktuell verfügbaren Literatur erstellt. Er dient als erste Einschätzung von potentiellen Problemen innerhalb der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Es wird darauf hingewiesen, dass viele der hier behandelten Probleme noch nicht abschließend, insbesondere durch höchstrichterliche Rechtsprechungen, geklärt wurden und teilweise auch noch keine Stellungnahmen der Landesdatenschutzbehörden vorliegen, weshalb zu einigen Punkten unterschiedliche Auffassungen vertreten werden. Ich übernehme daher keine Haftung auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Insbesondere ist darauf hinzuweisen, dass jeder Fall gesondert zu prüfen ist und keine individuelle Rechtsberatung ersetzt.


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